上周三下午我盯着会议室的白板发愣，坐我对面的产品经理在刷考研英语单词，运营的小姑娘在改下周的活动海报，负责技术的小哥手指在键盘上敲得飞快，我凑过去看——他在改自己家猫的照片。
那次会开了两个半小时。要讨论的是Q3用户留存的方案，最后散会的时候，所有人的笔记本上只写了三行字：再想想，下周碰，谁有空谁跟进。
散会之后我在走廊站了十分钟，烟抽了半根就掐了。这破会开的，还不如让所有人回去把自己手上的活干完，至少这个季度的KPI能多完成两个点。
之前我以为会议效率差是大家不认真，后来发现是我从根上就错了
刚带团队那两年，我是那种典型的“会议至上”型管理者。总觉得有问题就要拉个会，人凑齐了信息就对称了，效率自然就上去了。每次开会前我都要反复强调，不准玩手机，不准交头接耳，要认真听，要积极发言。
结果呢？有次我刚说完这句话，团队里那个95后开发直接把笔记本合上，跟我顶：”你把我叫来开这个跟我半毛钱关系没有的会，我手上本来两个小时能写完的接口，现在要加班到十点才能写完，你扣我绩效我也认，但我真的没必要坐在这里听你们讨论活动奖品选杯子还是选笔记本。”
我当时气得够呛，后来冷静下来翻了下那次的参会名单——一个12个人的会，真正跟奖品选型有关的人，也就运营主管、我，还有行政的采购，剩下9个人，全是我怕“信息不对称”硬拉来旁听的。
那天我才反应过来，之前我吐槽大家开会摸鱼，根本不是人家态度有问题。是我把人家拽到一个跟他完全无关的场景里，还要求他全神贯注听两个小时，换我我也坐不住，我也想偷偷把没干完的活先干完。
更可笑的是，我之前还总觉得，会开得越长，说明大家越重视，讨论得越深入。现在想想，纯纯的自我感动。你花两个小时开一个没有明确目标的会，不如让每个人回去把自己该干的事干完，最后出来的结果都比这好。
改了三年，我现在开的会，最多45分钟就能散
踩了无数坑之后，我现在给团队定了几条死规矩，没有什么复杂的理论，全是试错试出来的。
头一个规矩，任何会议邀请发出去之前，必须写清楚三个东西：这次会要拍板哪几件事，需要谁来提供什么信息，散会的时候要拿到什么结果。但凡邀请里出现“同步进度”“碰个面”“聊下想法”这种模糊的表述，一律不准发。上次有个部门主管给我发会议邀请，标题写的是“关于Q3项目的沟通会”，我直接给他打回去，说你把要拍板的三件事写在标题里，比如“拍板Q3留存活动的三个奖品选型”，不然谁愿意抽时间来？
再一个规矩，会议室的计时器我现在直接贴在白板最显眼的地方，开了40分钟还没进入决策环节的，主持人直接合电脑散会，回去把准备工作做扎实了再约时间。上次有个项目组开用户反馈评审会，开了38分钟还在挨个念用户的零散评论，我直接按了暂停，说”你们把用户评论按问题分类整理成文档发群里，大家花十分钟看完，下次开会直接说三个要落地的产品改动点，现在散会”。
还有个特别损但巨有用的招：所有会议的座位，只留跟决策相关的人的位置，多余的椅子全搬到隔壁闲置会议室去。之前我们那个大会议室能坐20个人，每次开个小会都挤进来七八个旁听的，我后来直接把椅子减到6把，谁想来，先问自己是不是要拍板，是不是必须提供关键信息，不然你站在门口听也可以，但别占位置。上次有个HR小姑娘想来旁听产品会，站在门口看了两分钟，发现真跟她的招聘工作没关系，自己溜回去改JD了，后来还特意发消息谢我，说省了她半小时的摸鱼时间。
刚开始大家还不习惯，总说“我带个电脑查下数据”“我要记东西”，后来我索性定了规矩，除了要演示方案的人，其他人不准带电脑进会议室，带个笔记本和笔就行。真要查的数据，你开会前就该准备好，总不能开着会才想起来“哦那个留存率是10%还是15%来着”，那你开这个会干嘛？
那些你以为能提效的招，其实全是在浪费时间
这三年我跟风学了不少网上说的“会议效率提升技巧”，踩的坑能装一箩筐。
比如之前学别人搞“无边界头脑风暴”，说开会的时候不准批评，不管什么想法都可以说，要让大家有参与感。结果有次开活动方案会，我硬拉着平时连活动后台都没登过的设计岗小哥，问他对用户留存有什么想法。小哥憋了十分钟，说“我觉得把活动页面的字调大一点，老年人看着方便”，全会议室的人哄堂大笑，小哥脸涨得通红，之后开什么会他都坐在最角落，再也不主动说话了。
还有之前要求“每次会议纪要必须24小时内发出，要把每个人的发言都记录清楚”，结果呢？每次写出来的纪要都是三大页，谁也不看，散会之后该干嘛干嘛，上次的会说了什么，过一周全忘了。后来我直接把这个规矩改了，会议纪要只写三行：谁，在什么时间之前，要完成什么事，多一个字都不写。上次我们开留存活动的会，纪要就三行：运营张同学，本周五之前找齐三个奖品的供应商报价；技术李同学，下周二之前写完活动抽奖接口；我自己，下周三之前找老板批活动预算。发完群里所有人都回收到，到点就把东西交过来，连催都不用催。
说实话，我现在特别烦那种一开会就说“我们今天不设边界，大家畅所欲言”的领导。你不设边界，这个会就没边界，能从下午两点开到晚饭时间，最后啥结论也没有，所有人回去还要加班补白天没干完的活，换你你不闹心？
昨天我翻之前的日历，看到三年前我一个月要开42个会，算下来每天要花快4个小时在会议室里，那个时候我还觉得自己特别忙，特别敬业。现在呢？我一个月开的会不超过8个，每个会40分钟以内，剩下的时间我能盯着大家把手上的活干完，能去跟客户聊两句，能在下班点准时接我家小孩放学。
真的，会议效率这东西，从来不是靠什么复杂的管理工具，也不是靠你在会上讲多少大道理。说白了就是你别把大家当免费的观众，别把开会当完成任务。大家出来上班，是要把事做成的，不是来陪你坐会议室耗时间的。
上周三那个开了两个半小时的会之后，我们重新拉了三个人的小群，40分钟就把Q3留存的方案拍板了。散会的时候那个之前改猫照片的技术小哥说，早这样开多好，我今天能准时下班接我家猫去打疫苗。
你看，就这么简单。
